Dzisiejszy artykuł poświęcam tematowi różnego rodzaju spotkań biznesowych. Zarówno tych wewnątrz firm oraz tych poza nimi. W małych firmach, które liczą kilku czy kilkunastu pracowników, ale również w korporacjach, zatrudniających setki osób.
Nie rozwijam jednak wątku spotkań handlowych z Klientami, ponieważ one rządzą się nieco innymi prawami.
Dlaczego zdecydowałem się napisać na ten temat?
Obserwuję jak bardzo często czas który jest przeznaczany na organizowanie różnego rodzaju spotkań lub narad wykorzystywany jest mało efektywnie. Czasami jest wręcz trwoniony w przekonaniu, że samo zebranie się i omówienie pewnych spraw spowoduje, że wszystko nagle pójdzie gładko. Każdy będzie wiedział co ma robić i sprawy zaczną się same posuwać do przodu. Tak się jednak nie dzieje…
Z tego artykułu dowiesz się między innymi dlaczego. Poza tym:
Czy spotkania w firmach są konieczne?
Co powinno poprzedzać zorganizowanie spotkania?
Co warto robić w trakcie spotkania?
Co zrobić po spotkaniu, żeby jak najlepiej utrwalić jego rezultaty?
W dzisiejszym wpisie chciałbym zwrócić uwagę na te elementy, które mogą wpłynąć na to, że spotkania biznesowe będą o wiele bardziej efektywne. Nie są to jakieś rewolucyjne odkrycia. Prawdopodobnie doskonale znasz te zasady. Chciałbym je raczej uporządkować i pokazać, dlaczego warto się ich trzymać.
Spotkania dla spotkań
Pewnie doświadczyłeś/doświadczyłaś takich sytuacji, gdy idziesz na spotkanie i w zasadzie nie wiesz po co. No ale idziesz, bo spotkanie jest “obowiązkowe” (to częste w korporacjach).
Innym razem spotkania mają charakter regularny i odbywają się np. co tydzień lub co kilka dni bez względu na to czy ich organizowanie jest w pełni uzasadnione. Zdarzają się też takie spotkania, w które są zwoływane poniekąd “za karę” bo nie wywiązałeś/wywiązałaś się z jakiegoś zaplanowanego zadania (to również zdarza się w korporacjach).
Do tego wszystkiego często nie wiesz, ile czasu takie spotkanie Ci zajmie, a to ma bezpośredni wpływ na organizację Twojego dnia pracy. Masz poczucie, że mógłbyś/mogłabyś w tym czasie wykonać swoje obowiązki, ale z powodu uczestniczenia w spotkaniu tego nie zrobisz.
Efekt jest taki, że w spotkaniu uczestniczysz fizycznie, ale myślami jesteś zupełnie gdzie indziej. W praktyce prowadzisz z kimś innym dyskusję na firmowym komunikatorze, odpisujesz na pilnego maila albo wysyłasz smsy. Poprzez takie “spotkania organizowane na siłę” masz poczucie straty czasu i dochodzisz do przekonania, że nie wnoszą one niczego w Twoją pracę.
W skutecznym kierowaniu Zespołem czy całą firmom spotkania są konieczne. Jeżeli jednak są zwoływane zbyt często i są prowadzone w sposób nieefektywny to przynoszą wręcz odwrotny skutek – chaos i dezorganizację pracy.
Na czym więc polega problem nieefektywnych spotkań?
Znać to nie znaczy stosować i na tym polu (realizacji) często temat się “rozjeżdża”. Niby wiemy, znamy, ale z różnych powodów nie stosujemy w praktyce. Świadomie lub nie ponosimy z tego powodu pewne koszty. Jakie? Postaram się na to pytanie odpowiedzieć w tym artykule.
Proces spotkania zaczyna się na długo przed tym zanim się fizycznie odbędzie. Żeby miało ono oczekiwaną wartość dla wszystkich uczestników warto się zastanowić co zrobić na każdym jego etapie:
- Przed spotkaniem
- W trakcie spotkania
- Po spotkaniu
Przed spotkaniem
Ustal rezultat spotkania
Zastanów się jaki rezultat chcesz osiągnąć organizując spotkanie. Co ma się wydarzyć po jego zakończeniu? Tylko tyle i aż tyle.
Jeżeli przed spotkaniem nie określisz wyraźnie jego celu i rezultatu jakim ma się zakończyć to może się okazać, że po jego przeprowadzeniu znajdziesz się w punkcie wyjścia. Stracisz tylko czas i nierzadko również pieniądze.
Sprawdź, czy spotkanie jest niezbędne
Zastanów się czy do osiągnięcia planowanego rezultatu konieczne jest zorganizowanie spotkania. Może się bowiem okazać, że taki sam a nawet lepszy rezultat osiągniesz komunikując się ze swoimi współpracownikami lub partnerami biznesowymi drogą mailową lub telefoniczną.
W dzisiejszym świecie ilość informacji i wielość zadań jakie realizujemy wymaga od nas użycia zupełnie innych narzędzi niż było to jeszcze kilkanaście lat temu. Wymaga od nas również większej efektywności w sposobie ich sprawnego przetwarzania mając do dyspozycji tyle samo czasu.
Oprócz klasycznego spotkania – osobistego uczestnictwa kilku lub kilkunastu osób w fizycznie określonym miejscu (np. w sali konferencyjnej w firmie czy hotelu), warto wziąć pod uwagę kilka innych sposoby komunikacji. Mogą to być:
- Videokonferencja zorganizowane przez aplikację Skype lub telefon komórkowy,
- Spotkanie w pokoju webinarowym w którym można również skorzystać z możliwości udostępniania ekranu do prezentacji, komentowania np. Webinarjam,
- Kontakt za pomocą systemu do zarządzania zadaniami np. Nozbe z którego osobiście korzystam,
- Kontakt za pośrednictwem transmisji live w utworzonej grupie facebookowej,
- Kontakt za pośrednictwem aplikacji Messenger,
- No i oczywiście pozostaje zawsze mail i telefon.
Oszacuj koszt spotkania
Czy zastanawiałeś/zastanawiałaś się kiedyś nad tym, ile w praktyce kosztuje spotkanie, w którym bierzesz udział? Czy rezultat, który planujesz osiągnąć jest tego rzeczywiście wart?
Weź pod uwagę następujące elementy:
- Koszty pracy – godzina pracy każdego pracownika czy właściciela biznesu to realny koszt. Dla uproszczenia, jeżeli w 2 godzinnym spotkaniu uczestniczą 4 osoby a godzina pracy każdej z nich to 100 zł to koszt samego spotkania wyniesie 800 zł,
- Koszt alternatywny – to inaczej koszt utraconych korzyści, bardzo rzadko brany pod uwagę. Innymi słowy, czym nie mogłeś/mogłaś się zająć biorąc udział w spotkaniu?
- Koszt dotarcia do danego miejsca – cena paliwa, koszt parkingów, noclegów,
- Koszt wynajmu sali, lokalu, jeżeli spotkanie odbywa się poza siedzibą firmy.
Jeżeli potencjalne korzyści jakie planujesz osiągnąć będą uzasadniały koszty organizacji spotkania to oczywiście warto się nad nim zastanowić.
Nie zawsze jednak jesteśmy w ogóle w stanie oszacować te potencjalne korzyści. Tak się najczęściej dzieje w przypadku spotkań biznesowych z Klientami. Nie da w tym przypadku przyłożyć jednej miary i postępować w sposób szablonowy.
Jeżeli jednak mówimy chociażby o naradach w firmie, wśród wspólników czy współpracowników to sądzę, że warto zadać sobie pytanie czy aby zawsze takie spotkanie jest konieczne? Może się okazać, że wcale nie jest.
Poza tym dochodzi kwestia odpowiedniego terminu. W praktyce okazuje się, że jakikolwiek termin byśmy nie ustalili to i tak komuś spośród zaproszonych kilku osób nie będzie on pasował. Z różnych powodów. Wtedy takie spotkanie przesuwane jest często na kolejny termin i kolejny aż w końcu okazuje się, że tematy które miały być na nim omówione stały się już nieaktualne…
Istnieją firmy, działające na arenie międzynarodowej, w których do standardowych spotkań dochodzi bardzo sporadycznie. Mało tego, pracownicy nie wyjeżdżają codziennie do biura, żeby wykonywać tam swoją pracę, tylko robią to w pełni zdalnie. Praca w systemie “no-office” rozwija się coraz bardziej dynamicznie.
Dobrym przykładem organizacji działającej w takim modelu jest NOZBE – firma obecna aktualnie w 10-ciu różnych krajach i zatrudniająca kilkadziesiąt osób.
Zaproś tylko tych, którzy są niezbędni
Dość często zdarza się, że “na wszelki wypadek” na spotkanie zapraszani są nadmiarowi uczestnicy z założeniem, że “nie zaszkodzi” aby również się pojawili. Efekt jest taki, że ich obecność nie jest absolutnie niezbędna i bez ich uczestnictwa spotkanie również mogło się odbyć.
A skoro nie wszyscy są w równym stopniu zaangażowani w udział w spotkaniu i wypracowanie określonego rezultatu to takie osoby bardziej przeszkadzają niż pomagają. Ogranicz więc ilość uczestników spotkania do minimum.
Dostarcz niezbędnych informacji
Dostarcz uczestnikom spotkania niezbędne informacje i agendę z wyprzedzeniem. Przygotuj też niezbędne informacje, materiały i prezentacje, jeżeli będą one wykorzystywane podczas spotkania. Przede wszystkim jednak poinformuj wszystkich jaki jest oczekiwany rezultat planowanego spotkania.
Zapytaj też, czy ktoś z zaproszonych osób chciałby dodać do prezentowanego tematu również coś od siebie. Zbierz ewentualne sugestie i uwagi i uwzględnij je w podczas prowadzenia spotkania.
Zaplanuj czas spotkania
Ustal budżet czasowy, w którym przeprowadzisz spotkanie. W większości przypadków czas planowany na prowadzenie spotkań jest zbyt długi, co powoduje, że dyskusje schodzą często na wątki poboczne a ustalonego celu i tak nie daje się osiągnąć. Te same kwestie można często omówić w zdecydowanie sprawniejszy sposób, wykorzystując do tego zdecydowanie mniej czasu.
Wyjaśnieniem prawidłowości ustalania zbyt dużej ilości czasu na przeprowadzenie spotkania może być Prawo Parkinsona. Mówi on, że:
“Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie”.
Oznacza to, że mając do wykonania jakieś zadania w 4 godziny, wykonujemy je właśnie w 4 godziny (to bardzo częste w pracy etatowej). Kiedy jednak na to samo zadanie otrzymamy 2 godziny bardzo często będziemy w stanie wykonać je właśnie w 2 godziny. Analogiczna sytuacja dotyczy czasu spotkań.
Przygotuj współdzielone miejsce w sieci
Przygotuj miejsce, w którym będziesz mógł przechowywać i współdzielić notatki i wszelkiego rodzaju materiały ze spotkania. Bardzo dobrze nadają się do tego takie narzędzia jak np:
- Evernote – elektroniczny notatnik
- Dysk wirtualny Google Drive
- Dysk wirtualny Dropbox
- Slideshare – portal do udostępniania prezentacji w sieci
- We Transfer – portal do przesyłania plików video o dużych rozmiarach
- Nozbe – system do zarządzania zadaniami
Więcej o wymienionych w tym punkcie narzędziach możesz przeczytać na tej stronie mojego bloga. Osobiście korzystam z wszystkich wymienionych powyżej narzędzi, co bardzo mi ułatwia organizację pracy i umożliwia szybki dostęp do informacji, których potrzebuję.
Jeżeli jesteś zapraszany na jakieś spotkanie to warto, żebyś zadał/zadała jej organizatorowi kilka pytań zanim potwierdzisz swoje przybycie. Może się okazać, że twoja obecność nie jest wcale niezbędna. O co warto zapytać?
- Dowiedz się czemu ma służyć Twój udział w organizowanym spotkaniu,
- Poproś wcześniej o agendę i informację o oczekiwanym rezultacie spotkania,
- Zamiast uczestniczyć w spotkaniu w stylu “też przyjdź i posłuchaj”, poproś organizatora o przesłanie Ci informacji z podsumowaniem ustaleń po spotkaniu.
W trakcie spotkania
Zacznij punktualnie
Zaczynaj spotkanie o wyznaczonym wcześniej czasie. Nie czekaj na spóźnialskich. Doceń te osoby, które pojawiły się na czas i przyzwyczaj wszystkich, że Twoje spotkania rozpoczynają się punktualnie.
Uzgodnij rezultaty spotkania na samym początku
Po tym jak zaczniesz spotkanie uzgodnij ze wszystkimi uczestnikami jaki ma być jego rezultat. To bardzo istotne, żeby wszyscy byli jednomyślni w tym względzie.
Nie spotykacie się po to, żeby sobie porozmawiać i wzajemnie siebie posłuchać, tylko żeby wypracować konkretne rozwiązanie. Ustalenie rezultatu spotkania na początku pozwala skupić się na wypracowywaniu rozwiązań a nie “biciu piany”.
Przypomnij agendę
Po ustaleniu rezultatu spotkania przypomnij wszystkim uczestnikom agendę. To właśnie punkty które się w niej znajdują mają Was doprowadzić do zaplanowanego wyniku spotkania.
Zaangażuj uczestników
Poproś o pełną uwagę wszystkich uczestników i o niekorzystanie z telefonów komórkowych ani komputerów. Poproś, żeby każdy po kolei przedstawił przygotowany przez siebie materiał i aktywnie uczestniczył w dyskusji. Zadbaj o to, żeby żaden z uczestników nie zdominował spotkania. To Ty odpowiadasz za jego prowadzenie.
Pilnuj czasu spotkania i agendy
Bądź zaangażowany w moderowanie spotkania. Pilnuj czasu i trzymania się meritum dyskusji. Zbyt częste dygresje nie związane z tematem rozmowy mogą oddalić Cię od osiągnięcia zamierzonego celu spotkania.
Wyznacz osobę odpowiedzialną za notatki
Skoro Ty będziesz osobą prowadzącą spotkanie, wyznacz kolejną osobę, która będzie robiła krótkie notatki na potrzeby całego zespołu. Chodzi o to, żeby przygotować materiał, który stanowić będzie pewnego rodzaju dokumentację Waszej pracy. Zawsze będzie można do niego wrócić w przyszłości.
Jeżeli tego nie zrobisz to gwarantuję Ci, że już za kilka dni lub tygodni każdy z uczestników zapomni co ustaliliście. “Rozsypią się ” daty i terminy wykonania konkretnych zadań i nie będziesz w stanie wyegzekwować rezultatów na jakie się umówiliście.
Sprawdź realizację zobowiązań z poprzedniego spotkania
Skoro zobowiązaliście się wspólnie do wykonania określonych zadań na poprzednim spotkaniu to masz pełne prawo sprawdzić czy i w jakiś sposób zadania te zostały wykonane. Zdarza się, że niektóre osoby mają tendencję do niedotrzymywania wspólnych ustaleń i niewykonywania rzeczy, które zadeklarowali.
Powodów, dlaczego tak się stało potrafią wymienić bardzo wiele, jednak nie w tym rzecz. Oczekuj, że wszyscy uczestnicy spotkania będą się traktować poważnie i jeżeli już się na coś wspólnie umawiacie to jest to realizowane. W przeciwnym razie lepiej się w ogóle nie umawiać.
Trzymaj się agendy
Pamiętaj o celu spotkania i rezultacie jaki ma się po nim pojawić. Pilnuj tego, żeby wszelkiego rodzaju kwestie poboczne i dygresje nie odciągały Was od meritum. Tematy poboczne możesz zawsze zapisać na kartce i wrócić do nich na końcu spotkania, jeżeli czas Wam na to pozwoli.
Najważniejsze: kto, co, na kiedy
Ustal dalsze kroki po zakończeniu spotkania. Zaplanuj wspólnie z uczestnikami spotkania, kto przygotuje jakie rezultaty i na kiedy. Ustal osoby odpowiedzialne za konkretne działania i przedstaw jak będą przebiegały dalsze prace.
Prawdopodobnie umówicie się na konkretne dalsze kroki w realizacji danego projektu. Żeby to było możliwe każdy powinien wykonać tą część pracy, za którą odpowiada.
Po spotkaniu
Opracuj materiał z podsumowaniem spotkania
Przejrzyj swoje notatki oraz materiał przygotowany przez osobę, która była odpowiedzialna za dokumentowanie ustaleń ze spotkania. Zaktualizuj i uzupełnij notatki.
Nie chodzi o to, żeby się rozpisywać i tworzyć nie wiadomo co. Im bardziej zwięzłe i syntetyczne wnioski opracujesz, tym sprawniej i szybciej będzie można z nich korzystać.
Przechowuj podsumowania spotkania we współdzielonym miejscu w sieci
Dopilnuj, żeby notatki, które powstały podczas spotkania zostały umieszczone we wspólnym miejscu w sieci. Może to być dysk wirtualny do którego każdy ma dostęp lub współdzielony notatnik elektroniczny albo pozostałe z wymienionych wyżej narzędzi używanych do pracy zdalnej.
Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy z uczestników będzie miał na bieżąco wgląd w dokumentację ze spotkania. Będziesz też zawsze mógł odwołać się do tych materiałów w przyszłości.
Zaktualizuj swój system zarządzania zadaniami
Przenieś zadania, które masz do wykonania do swojego systemu zarządzania zadaniami. Nie staraj się o nich przez cały czas pamiętać. Po to masz do dyspozycji odpowiednie narzędzia, żeby pomagały Ci w Twojej pracy.
Jeżeli wykonanie twoich zadań zależy w jakiejś części od wykonania określonych zadań przez inne osoby to również zaznacz to w odpowiedni sposób.
Więcej informacji o systemie zarządzania zadaniami z którego ja korzystam (NOZBE) znajdziesz w tym miejscu.
Monitoruj termin realizacji zadań
W momencie, kiedy umieścisz swoje zadania do wykonania w systemie do zarządzania zadaniami będziesz mógł w łatwy i skuteczny sposób kontrolować przebieg ich realizacji. Przywoływany przez nie po raz kolejny system NOZBE pozwala min. na pracę zdalną całego zespołu.
Masz podgląd na to na jakim etapie znajduje się postęp twoich prac oraz postęp prac każdego z uczestników Twojego zespołu zadaniowego. Nie musicie się już wymieniać dziesiątkami maili, telefonów i tracić czas. Wszystko co robi dany członek zespołu jest widoczne dla pozostałych osób w online.
Podsumowanie
Stosując w praktyce opisywane w tym artykule sposoby pracy i narzędzia można zdecydowanie zwiększyć swoją efektywność. Czas jest naszym najcenniejszym zasobem, którego nikt nie jest w stanie odnowić czy zmagazynować.
Wykonanie kilku drobnych zmian w naszych codziennych nawykach zawodowych może wpłynąć diametralnie na polepszenie rezultatów jakie osiągamy. W przypadku spotkań biznesowych będą to:
- określenie konkretnego rezultatu spotkania,
- trzymanie się meritum rozmów,
- podział zadań, co, kto na kiedy,
- umieszczenie notatek ze spotkania we wspólnym miejscu w sieci,
- przeniesienie zadań do systemu zarządzania zadaniami,
Takie zmiany spowodują przejście na zupełnie inny, wyższy poziom efektywności czego bardzo serdecznie Ci życzę.
A Ty co sądzisz na temat takiej organizacji pracy? Czy pracujesz podobnie a może masz inne ciekawe i sprawdzone metody, którymi mógłbyś/mogłabyś się podzielić? Jeżeli tak to napisz o nich proszę w komentarzu.
Pozdrawiam
Paweł
